1.  Dokonana przez Klienta rezerwacja możliwości udziału w imprezie traktowana jest jako propozycja zawarcia umowy o zorganizowanie przez Agencję AVENA imprezy (zwanej dalej „umową o świadczenie usług AVENA”). Rezerwacja może nastąpić w formie pisemnej, ustnej lub telefonicznie.

2.  Po dokonaniu rezerwacji Klient otrzymuje potwierdzenie imprezy, zawierające wszelkie istotne dane o zarezerwowanej imprezie (potwierdzenie imprezy) oraz zawiera na piśmie umowę o świadczenie usług AVENA.

3.  Osoba dokonująca rezerwacji czyni to także w imieniu wszystkich zgłoszonych w rezerwacji uczestników imprezy I  przejmuje tym samym odpowiedzialność dotrzymania warunków umowy przez tychże uczestników.

1.  Przy zawarciu umowy Klient dokonuje wpłaty zaliczki na poczet imprezy AVENA. Zaliczka wynosi nie mniej niż 20 % (dwadzieścia) ceny imprezy, lub nie mniej niż 40 % (czterdzieści) przy ofertach typu EXPRESS. Pozostałą do zapłaty kwotę należy wpłacić w nieprzekraczalnym terminie 42 dni przed rozpoczęciem imprezy. Zaliczkę i resztę ceny należy zapłacić przelewem na konto Agencji AVENA wskazane w potwierdzeniu rezerwacji.

2.  Zapłata za zawarte, za pośrednictwem Agencji AVENA, indywidualne ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków i kosztów leczenia SIGNAL IDUNA, dokonywana jest wraz z wpłatą zaliczki i nie podlega zwrotowi w przypadku rezygnacji Klienta z udziału w imprezie. Koszty innych usług świadczonych przez Agencję AVENA nie są zawarte w cenie imprezy, chyba że kosztorys imprezy zaakceptowany w formie pisemnej przez Klienta stanowi inaczej. Jeżeli zatem powstaną koszty nie ujęte w podstawowej ofercie agencji AVENA i w zaakceptowanym kosztorysie, powinny one zostać opłacone przelewem na konto wskazane przez Agencja AVENA bezpośrednio wraz z zapłatą ceny imprezy.

3.  Po dokonaniu pełnej zapłaty za imprezę AVENA, Agencja AVENA informuje Klienta o możliwości odbioru dokumentów lub przesyła dokumenty pocztą elektroniczną. Przy rezerwacjach dokonanych w terminie 7 dni przed planowanym rozpoczęciem imprezy Agencja AVENA przekazuje Klientom informacje o czasie i miejscu odbioru dokumentów podróży.

4.  Jeżeli cena imprezy AVENA nie zostanie w pełni zapłacona w ustalonym w punkcie 2.1 terminie, umowa może być rozwiązana z dniem gdy do rozpoczęcia imprezy pozostaje 30 dni lub 60 dni w przypadku gdy dotyczy wesela (przyjęcia weselnego), chyba że podpisany przez Klienta aneks stanowi inaczej. W takim przypadku Agencja AVENA obciąża Klienta kosztami rezygnacji z uczestnictwa w imprezie Agencji AVENA, w wysokości i na zasadach określonych w punkcie 6.4 i 6.5 Warunki Uczestnictwa w imprezach Agencji AVENA.

1.  Rodzaj i zakres świadczeń w ramach imprezy AVENA określany jest w oparciu o treść ofert Agencji AVENA oraz dołączonych do nich cenników. Dane zawarte w ofercie są dla Agencji AVENA zasadniczo wiążące. Przed zawarciem umowy Agencja AVENA zastrzega sobie prawo do zmiany w każdym czasie danych zawartych w ofercie, o czym Klient zostanie poinformowany przed dokonaniem rezerwacji.

2.  Wszelkie informacje wykraczające i/lub niezgodne z treścią ofert, potwierdzeń podróży oraz umów o świadczenie usług AVENA nie są wiążące dla Agencji AVENA. Oferty, foldery, broszury i inne materiały informacyjne lub reklamowe nie pochodzące od Agencji AVENA nie stanowią jakiejkolwiek części umowy o świadczenie usług AVENA. Materiały te zawierają jedynie informacje pomocne Klientowi w sformułowaniu propozycji zawarcia umowy, o której mowa w pkt. 1.1. tychże Warunków chyba, że co innego wyraźnie wynika z ich treści.

3.  Ceny imprez wyjazdowych AVENA oraz świadczeń dodatkowych, zamieszczone w ofertach Agencji AVENA, w Warunkach Uczestnictwa w Imprezach organizowanych przez Agencję AVENA, oraz innych dokumentach przekazywanych Klientom wyrażone są w PLN lub w Euro (€). Ceny w Euro (€) odnoszące się do cen imprez wyjazdowych AVENA oraz innych świadczeń i opłat, stanowią tylko i wyłącznie dopuszczalną przepisami prawa klauzulę waloryzacyjną stosowaną przy ustalaniu cen w złotych polskich. Ostateczna cena opłat dodatkowych oraz wartość ustalana jest w złotych polskich przy zastosowaniu kursu Euro (€) do PLN, wskazanego Klientom w dniu zawierania umowy o świadczenie usług AVENA, o ile data podpisania umowy jest taka sama jak data dokonania rezerwacji w systemie rezerwacji. W przypadku, gdy rezerwacja została dokonana w systemie rezerwacji wcześniej, o ostatecznej cenie w złotych polskich decyduje data dokonania tej rezerwacji.

4.  Agencja AVENA stara się w miarę możliwości uwzględniać szczególne życzenia Klientów nie ujęte w ofercie, jak np. położenie pokoi. Zastrzega się jednak, iż brak realizacji takiego szczególnego życzenia Klienta nie może być podstawą wysuwania jakichkolwiek roszczeń wobec Agencji AVENA. Agencja AVENA jednocześnie oświadcza, iż osoby lub firmy pośredniczące w zawarciu umowy o zorganizowanie imprezy AVENA nie mają prawa do składania jakichkolwiek wiążących zapewnień i obietnic lub dokonywania uzgodnień odbiegających od treści podanej w ofercie Agencji AVENA, bez pisemnego potwierdzenia takiej okoliczności przez Agencję AVENA.

5.  Agencja AVENA w ramach organizowanych imprez AVENA nie zapewnia opieki osobom niepełnoletnim oraz osobom, w stosunku do których istnieje podstawa do ograniczenia zdolności do czynności prawnych. Osoby te mogą uczestniczyć w imprezie AVENA wyłącznie pod opieką osób dorosłych.

6.  Międzynarodowa doba hotelowa rozpoczyna się przeważnie o godzinie 14.00 czasu lokalnego w dniu przyjazdu zaś kończy się w dniu wyjazdu o godzinie 10.00 czasu lokalnego. Doba hotelowa zawsze kończy się śniadaniem. W niektórych przypadkach możliwość skorzystania z tego posiłku może być ograniczona w związku z rzeczywistą godziną powrotu. Do godziny, w której kończy się doba hotelowa Klient powinien wraz ze swoimi bagażami opuścić pokój hotelowy. Zasadę tę stosuje się także w przypadku, gdy podróż powrotna rozpoczyna się później niż o godzinie 24.00 czasu lokalnego. W takim przypadku Klient powinien pozostawić swe bagaże w przeznaczonym do tego specjalnie miejscu.

1.  Agencja AVENA zastrzega sobie możliwość zmiany, oferowanej i poświadczonej w potwierdzeniu imprezy, ceny imprezy AVENA. W przypadku konieczności podwyższenia ceny, Agencja AVENA każdorazowo zobowiązana będzie udokumentować wpływ na podwyższenie ceny, jednej z następujących okoliczności: wzrostu kosztów transportu, wzrostu opłat urzędowych, podatków lub opłat należnych za takie usługi, jak lotniskowe, załadunkowe lub przeładunkowe w portach morskich i lotniczych, wzrostu kursów walut. Cena za usługę AVENA wynika każdorazowo z cennika/kalkulacji/kosztorysu dołączonego do oferty Agencja AVENA i tym samym usunięcie skutków błędu kalkulacyjnego czyli powstałej rozbieżności pomiędzy kwotą określoną przez system rezerwacji Agencja AVENA, a ceną wynikającą z oferty, nie stanowi zmiany ceny, o której mowa w zdaniu poprzednim. O zmianie ceny Agencja AVENA niezwłocznie poinformuje Klientów. W okresie 20 (dwadzieścia) dni przed datą imprezy cena ustalona w umowie z Klientem nie może być podwyższana.

2.  Przy podwyżkach cen przekraczających 10% ustalonej z Klientem ceny, Klient ma prawo do odstąpienia od umowy o zorganizowanie imprezy AVENA, bez ponoszenia jakichkolwiek kosztów z tego tytułu. W przypadku zmian w świadczeniach, Klient może zażądać, aby Agencja AVENA zaoferowała mu usługę AVENA, o co najmniej równej wartości, bez konieczności ponoszenia przez Klienta dodatkowych kosztów z tego tytułu. Uprawnienie do odstąpienia od umowy oraz uprawnienie do zażądania przedstawienia nowej oferty, powinno zostać zrealizowane niezwłocznie po przekazaniu zawiadomienia o podwyżce ceny, względnie zmianie świadczeń, nie później jednak, niż w terminie pięciu dni od takiego zawiadomienia.

3.  Dokonując istotnych zmian postanowień umowy o zorganizowanie imprezy AVENA jeszcze przed jej rozpoczęciem Agencja AVENA zobowiązana jest bezzwłocznie, to jest nie później niż w terminie pięciu dni od wprowadzenia takich zmian, informować Klienta o treści tych zmian. Po otrzymaniu takiej informacji Klient w ciągu kolejnych pięciu dni obowiązany jest pod rygorem nieważności, na piśmie, poinformować Agencję AVENA czy zgadza się na proponowaną zmianę umowy czy też na skutek dokonanych zmian odstępuje od zawartej umowy o świadczenie usług AVENA za zwrotem wniesionych przez niego opłat. Brak informacji, o której mowa w zdaniu poprzednim, traktowane jest przez Agencję AVENA jako akceptacja przez Klienta zmian dokonanych w treści umowy o świadczenie usług AVENA. Skorzystanie przez Klienta z uprawnienia do odstąpienia od umowy nie zaakceptowania w skutek przez Niego dokonanych zmian w umowie o zorganizowanie usług AVENA uprawnia, wedle wyboru, do złożenia oferty uczestnictwa w innej imprezie AVENA lub do żądania zwrotu wniesionych z tytułu zawarcia umowy o świadczenie usług AVENA opłat.

1.  Rodzaje i wysokości zniżek dla dzieci określone są w ofercie Agencji AVENA. W przypadku, gdy uczestnikiem imprezy AVENA jest dziecko, osoba dokonująca rezerwacji oraz zawierająca umowę powinna powiadomić o tym fakcie, podając jednocześnie wiek dziecka. Agencja AVENA ma prawo do sprawdzenia wieku dziecka na podstawie dokumentów osobistych. W przypadku niezgodności wieku z podanym, Agencja AVENA upoważniona będzie do naliczenia i pobrania prawidłowej ceny wraz z opłatą manipulacyjną w wysokości 30,00 € . Za upoważniający do uzyskania zniżki wiek dziecka przyjmuje się wiek w dniu zakończenia imprezy AVENA.

2.  Za dzieci w wieku poniżej 2 lat w przypadku imprezy AVENA obejmującej zakwaterowanie i wyżywienie, nie są pobierane żadne opłaty. Dziecko bierze udział w imprezie bez prawa do własnego łóżka.

3.  Za dzieci w wieku poniżej 2 lat w przypadku imprezy AVENA obejmującej środki transportu (przelot samolotem, rejs statkiem/promem, transport lądowy) opłaty pobierane są zgodnie z tabelą opłat przewoźnika.

4.  Dzieci w wieku poniżej 2 lat podlegają obowiązkowi indywidualnego ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków oraz kosztów leczenia SIGNAL IDUNA, zawieranego przy podpisaniu umowy o świadczenie usług Agencji AVENA. W przypadku wyjazdów poza granice Polski ma miejsce ubezpieczenie na zasadach określonych przez organizatora turystyki, za pośrednictwem którego realizowany jest wyjazd.

1.  Przed rozpoczęciem imprezy AVENA Klienci mają możliwość zrezygnowania z imprezy AVENA. Oświadczenie o rezygnacji z imprezy AVENA, Klient jest zobowiązany złożyć w formie pisemnej na adres e-mail office@avena.biz.pl Datą złożenia rezygnacji jest dzień jej wpływu na wyżej podany adres e-mail.

2.  Jeżeli Klient zrezygnuje z uczestnictwa w imprezie AVENA lub jeżeli nie rozpocznie imprezy AVENA z powodów niezależnych od Agencji AVENA, Agencja AVENA zastrzega sobie prawo żądania zapłaty kwot stanowiących równowartość kosztów poniesionych w związku z dokonanymi już przygotowaniami do zorganizowania imprezy AVENA. Przy obliczaniu należnych do zapłaty kwot uwzględnia się koszty, jakie zostały zaoszczędzone a także możliwość innego wykorzystania świadczeń. Agencja AVENA do wyłącznej decyzji Klienta pozostawia decyzję o zbieraniu i gromadzeniu dowodów na to, czy ze względu na rezygnację z uczestnictwa w imprezie AVENA względnie jej nie rozpoczęcie powstały koszty niższe niż te, które zostały określone przez Agencję AVENA jako ryczałtowe koszty rezygnacji. O ile Klient dowodów takich nie przedstawi w terminie 7 dni roboczych od daty rezygnacji, obowiązany jest pokryć koszty rezygnacji, w wysokości ustalonej w formie ryczałtu i na zasadach określonych w punktach 6.4 i 6.5 Warunki uczestnictwa w imprezach AVENA.

3.  Klient ponosi koszty rezygnacji również, gdy nie stawił się punktualnie na lotnisku lub miejscu rozpoczęcia imprezy AVENA, w czasie podanym w dokumentach imprezy AVENA lub jeżeli rozpoczęcie przez niego imprezy AVENA jest niemożliwe ze względu na brak dokumentów, np. paszportu lub niezbędnej wizy. O ile Klient nie poinformował Agencji AVENA o swej rezygnacji z uczestnictwa w imprezie AVENA przed jej rozpoczęciem zobowiązany jest przekazać do Agencji AVENA informację o tym, iż w imprezie takiej nie uczestniczy, najpóźniej do końca dnia, w którym impreza AVENA się rozpoczęła.

4.  Koszty rezygnacji z uczestnictwa w imprezie AVENA wynoszą standardowo za osobę:

5.  Koszty rezygnacji stanowiące wyjątki od reguły standardowej wynoszą:

Regulacje C i D obowiązują tylko przy rezygnacji z rezerwacji samego samochodu lub samego przelotu liniowego, nie dotyczą natomiast rezygnacji z imprez kombinowanych, do których obowiązują osobne regulacje w punktach 6.4, 6.5 w podpunktach A, B, C i D.

6. Na życzenie Klienta i w miarę dostępności miejsc, istnieje możliwość zmiany umowy (rezerwacji), jeśli zmiana ta zostanie zgłoszona w terminie do 31 dni przed datą rozpoczęcia imprezy AVENA. W takim przypadku, o ile Klient nie przedstawi dowodów na to, iż koszty poniesione przez Agencję AVENA z tego tytułu są niższe Agencja AVENA pobiera na poczet powstałych kosztów opłatę manipulacyjną w wysokości 25,00 €  za osobę; w przypadku przelotów liniowych opłatę manipulacyjną w wysokości 56,00 €  za osobę.

7. Pod pojęciem „zmiany umowy” rozumie się zmianę terminu imprezy AVENA, celu imprezy AVENA, miejscowości, z której rozpoczyna się impreza AVENA, zakwaterowania lub środka transportu. Zmiany po upływie terminów wymienionych w punkcie 6.6, mogą zostać przeprowadzone, jedynie po rozwiązaniu dotychczasowej umowy, na zasadach określonych w punktach 6.4 i 6.5 i jednoczesnym zawarciu nowej umowy. O ile z zawartej umowy o świadczenie usług AVENA wynika, iż w danej imprezie ma brać udział kilku uczestników, rezygnacja chociażby jednego jej uczestnika z udziału w tej imprezie upoważnia Agencja AVENA do dokonania ponownej kalkulacji ceny za udział w tej imprezie, dla pozostałych Klientów.

8. Do chwili rozpoczęcia imprezy AVENA Klient ma prawo przenieść na osobę trzecią prawa i obowiązki wynikające z umowy. Osoba zastępująca powinna spełniać wszystkie wymogi konieczne do uczestnictwa w imprezie AVENA. Klient zobowiązany jest do poinformowania Agencji AVENA o zmianie uczestnika na piśmie pod rygorem nieważności, przed rozpoczęciem imprezy AVENA. Opłata manipulacyjna przy zmianie uczestnika wynosi 25,00 €  za osobę, a w przypadku przelotów liniowych 56 €  za osobę. Za pokrycie kosztów imprezy AVENA i kosztów dodatkowych, powstałych poprzez zmianę osoby zastępującej, odpowiadają solidarnie: Klient i osoba zastępująca.  

9. Za rezygnację z imprezy AVENA uznaje się również niedostarczenie w terminie wymaganych dokumentów (wiz, licencji, zaświadczeń, kserokopii dowodów oraz wszelkich innych dokumentów określonych w umowie). W takim przypadku Klient ponosi koszty rezygnacji w wysokości indywidualnie określonej przez agencję AVENA, nie mniej jednak niż określone umową koszty obsługi agencji AVENA.

10. Wszelkie opłaty manipulacyjne, związane z rezygnacją i zmianą umowy, jak również opłaty za indywidualne usługi w trakcie imprezy AVENA są natychmiast wymagalne.

1.  Podróże lotnicze odbywają się zgodnie z tabelą lotów oraz warunkami przewozu przewoźnika lotniczego, którego bilet lub rezerwacja zostały dokonane poprzez panel rezerwacji lotów AVENA. Podawane godziny przelotów zarówno w momencie rezerwacji jak i na dokumentach podróży są godzinami przewidywanymi i mogą ulec istotnej zmianie (ze względu na przejściowe przeciążenia międzynarodowych korytarzy powietrznych, strajki lub inne przyczyny operacyjne niezależne od przewoźnika realizującego zarezerwowany przelot).

2.  W przypadku niektórych lotów istnieje możliwość rezerwacji miejsc klasy biznes w samolocie za dodatkową opłatą w wysokości określonej przez przewoźnika. Informacja o takiej możliwości zawarta jest w ofercie Agencja AVENA przesłanej wraz z potwierdzeniem wstępnej rezerwacji przelotów. W razie niezrealizowania rezerwacji miejsc klasy biznes w samolocie, opłata za rezerwację miejsc zostanie Klientom zwrócona w całości.

3.  Informacje na temat dopuszczalnej wagi bagażu każdego Klienta zawarte są w dokumentach podróży. Dzieci do lat 2 nie mają prawa do posiadania osobnego bagażu.

4.  Klienci uczestniczący w imprezie AVENA obejmującej przelot samolotem powinni stawić się na lotnisku na co najmniej dwie godziny przed planowanym odlotem.

5.  Transport bagażu o charakterze specjalnym (wyposażenie sportowe, wózki inwalidzkie itp.) dozwolony jest, po uprzednim zgłoszeniu w danych liniach lotniczych, za dodatkową odpłatnością. Informacje o cenach za tego rodzaju transport można uzyskać w danych liniach lotniczych, które są wyłącznie odpowiedzialne za organizację i przeprowadzenie transportu, jak też pobieranie opłat. Transport bagażu o charakterze specjalnym z lotniska docelowego do hotelu lub miejsca, do którego zgodnie z umową udaje się Klient, odbywa się na koszt i ryzyko Klienta.

6.   Ryzyko utraty pieniędzy, przedmiotów wartościowych, urządzeń technicznych i lekarstw, znajdujących się w oddanym do transportu bagażu, ponosi Klient. Ewentualne szkody powstałe podczas transportu lotniczego usuwane będą zgodnie z przepisami prawa lotniczego.

W czasie realizowanych imprez AVENA przeprowadzonych przez Agencję AVENA, opiekę (w rozumieniu Prawa Turystycznego) nad Klientami przejmują pracownicy Agencji AVENA, miejscowy koordynator, placówka przedstawicielska Agencji AVENA. Klienci powinni liczyć się z możliwością, iż niektórzy pracownicy Agencji AVENA, niektórzy miejscowi koordynatorzy, pracownicy placówek przedstawicielskich Agencji AVENA, a także pracownicy i obsługa hoteli mogą nie znać języka polskiego. Szczegóły dotyczące adresów i numerów telefonów kontaktowych zamieszczone są w dokumentach podróży.

W przypadku zamierzonego przez Klientów przedłużenia pobytu, Klienci proszeni są o to, by w porę skontaktować się przedstawicielem Agencji AVENA. Przedłużenie pobytu jest możliwe jedynie wtedy, gdy są jeszcze wolne miejsca zakwaterowania, względnie miejsca w samolocie lub innym środku transportu. Koszty przedłużenia pobytu należy uiścić gotówką na miejscu. W ww. przypadku prosimy o sprawdzenie ważności Państwa ubezpieczenia.

Klient może zlecić Agencji AVENA zorganizowanie indywidualnej usługi nie ujętej w ofercie Agencji AVENA. Jeśli zorganizowanie takiej indywidualnej usługi jest możliwe, Agencja AVENA oprócz należności określonej przez usługodawcę, każdorazowo pobiera opłatę manipulacyjną w wysokości 10,00 €  za osobę. Jeżeli czas trwania indywidualnej usługi odbiega od zazwyczaj stosowanego turnusu podanego w ofercie Agencji AVENA, pobierana jest dodatkowa opłata w wysokości 16,00 €  za osobę.

1.  Wszyscy Klienci, którzy wykupili imprezę z ofercie krajowej Agencji AVENA muszą zostać objęci podstawowym  ubezpieczeniem od następstw nieszczęśliwych wypadków oraz kosztów leczenia. W przypadku uczestniczenia w imprezach krajowych Agencji AVENA zawierana jest indywidualna umowa ubezpieczenia SIGNAL IDUNA, a jej koszt doliczany jest zawsze do ceny imprezy AVENA.

2.  Wszyscy Klienci, którzy wykupili imprezę z ofercie Agencji AVENA realizowanej poza granicami Polski podlegają ubezpieczeniu od następstw nieszczęśliwych wypadków oraz kosztów leczenia na zasadach obowiązujących u organizatora turystyki za pośrednictwem którego realizowany jest wyjazd.

3.  Sumy ubezpieczeń wynoszą zazwyczaj równowartość podanych poniżej kwot, chyba że zawarta indywidualna umowa ubezpieczenia stanowi inaczej:

·         koszty leczenia do 10 000 €    
·         następstwa nieszczęśliwych wypadków:  
·         w przypadku śmierci 20 000 PLN  
·          w przypadku zaś trwałego uszczerbku na zdrowiu do 40 000 PLN  
·         koszty transportu i repatriacji (zawarte w sumie ubezpieczenia kosztów leczenia)  
·         koszty akcji ratowniczej do 5 000 €    
·         Assistance  
·         Gwarancja pokrycia kosztów leczenia do wysokości sumy ubezpieczenia kosztów leczenia.

4.  Informacje o ubezpieczeniu w przypadku wypożyczenia samochodu znajdują się w materiałach wypożyczalni, a rodzaj ubezpieczenia, jego zasady i wysokość regulowane są przez regulaminy odpowiedniej wypożyczalni samochodów.

5.  Agencja AVENA rekomenduje wszystkim swoim Klientom zawarcie dodatkowego ubezpieczenia, o szerszym zakresie, w ramach wariantu optymalnego. Dodatkowo istnieje możliwość wykupienia ubezpieczenia od kosztów rezygnacji z imprezy AVENA. Informacji dotyczących tego rodzaju ubezpieczeń udziela Klientom Agencja AVENA. Szczegółowy opis zakresu ubezpieczenia podstawowego, optymalnego oraz od kosztów rezygnacji z podróży, zawarty jest w warunkach indywidualnej umowy ubezpieczenia zawartej na czas imprezy AVENA.

1.  Agencja AVENA ma prawo do rozwiązania umowy o zorganizowanie imprezy AVENA w terminie do 4 tygodni przed rozpoczęciem imprezy AVENA, poprzez złożenie Klientowi stosownego oświadczenia na piśmie, jeżeli wymagana lub określona w ofercie Agencja AVENA lub w potwierdzeniu imprezy AVENA łączna liczba uczestników imprezy AVENA nie została osiągnięta. W przypadku imprez AVENA Warsztaty doskonalenia języka polskiego, ofert EXPRESS oraz ofert specjalnych Agencja AVENA może rozwiązać umowę o zorganizowanie imprezy AVENA tylko z uwagi na brak określonej w ofercie minimalnej liczby uczestników, na 7 dni przed terminem rozpoczęcia imprezy.

2.  Agencja AVENA może rozwiązać umowę o zorganizowanie imprezy AVENA poprzez złożenie Klientowi stosownego oświadczenia na piśmie, jeżeli przeprowadzenie imprezy AVENA zostaje uniemożliwione przez Klienta. Agencja AVENA zachowuje wówczas prawo do żądania ceny za imprezę AVENA.

3.  W przypadku rozwiązania umowy z powodów leżących po stronie Agencji AVENA Klient może złożyć oświadczenie, iż oczekuje, aby Agencja AVENA zaoferowała mu usługę AVENA o co najmniej równej wartości. O ile Agencja AVENA dysponuje takimi ofertami, obowiązana jest takie żądanie spełnić, z zastrzeżeniem, iż nie będzie się to wiązać z koniecznością ponoszenia przez Klienta dodatkowych kosztów z tego tytułu. Klient winien złożyć propozycję, wykonania przez Agencję AVENA powyższego uprawnienia niezwłocznie po otrzymaniu oświadczenia o rozwiązaniu umowy. O ile Klient nie skorzysta ze swojego prawa do wzięcia udziału w innej imprezie AVENA, otrzyma niezwłocznie zwrot kwoty zapłaconej za uczestnictwo w imprezie AVENA, która nie doszła do skutku z powodów leżących po stronie Agencja AVENA.

1.  Jeżeli przeprowadzenie imprezy AVENA zostanie szczególnie utrudnione lub zagrożone ze względu na zdarzenie noszące cechy siły wyższej, (np. wojna, ogłoszenie klęski żywiołowej itp.) zarówno Klient jak i Agencja AVENA mają prawo do rozwiązania umowy o zorganizowanie imprezy AVENA.

2.  W przypadku, gdy zdarzenie w postaci siły wyższej nastąpiło przed rozpoczęciem imprezy AVENA, wówczas Agencja AVENA zobowiązana jest niezwłocznie zwrócić Klientom zapłaconą przez nich kwotę, z potrąceniem kosztów rezerwacji stanowiącą równowartość 125 €  za każdą osobę rezygnującą z uczestnictwa w imprezie AVENA.

3.  Jeżeli rozwiązanie umowy z powodu siły wyższej, nastąpi po rozpoczęciu imprezy AVENA, Agencja AVENA obowiązana jest podjąć wszelkie niezbędne kroki zmierzające do zapewnienia powrotu uczestnikom imprezy AVENA, o ile w umowie Agencja AVENA zobowiązana była  do zapewnienia transportu powrotnego. Powstałe z tego tytułu koszty zorganizowania i zapewnienia transportu wywołanego wypadkiem siły wyższej ponoszone są przez Klienta i Agencja AVENA w częściach równych.  

1.  Agencja AVENA zobowiązuje się zrealizować umowę o świadczenie usług AVENA z zachowaniem należytej staranności, przy jednoczesnym uwzględnieniu zawodowego i profesjonalnego charakteru prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej.

2.  Agencja AVENA odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy o świadczenie usług AVENA, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest spowodowane wyłącznie działaniem lub zaniechaniem Klienta, działaniem lub zaniechaniem osób trzecich, nie uczestniczących  w wykonywaniu usług przewidzianych w umowie, jeżeli tych działań lub zaniechań nie można było przewidzieć ani uniknąć, albo zdarzeniami noszącymi cechy siły wyższej. Wyłączenie odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy, nie zwalnia Agencji AVENA od obowiązku udzielenia w czasie trwania imprezy AVENA pomocy poszkodowanemu Klientowi.

3.  Agencja AVENA nie przejmuje i nie ponosi jakiejkolwiek odpowiedzialności za treści prospektów hotelowych oraz informacji miejscowych przygotowanych przez inne osoby.

4.  Agencja AVENA nie odpowiada za szkody powstałe w wyniku nienależytego wykonania lub niewykonania świadczeń realizowanych przez osoby trzecie, przy zamówieniu których jedynie pośredniczyła i które w opisie imprezy AVENA, zawartym w ofercie zostały jako takie oznaczone.

5.  Agencja AVENA nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w wyniku udziału Klienta w imprezach sportowych i innych wydarzeniach organizowanych podczas imprezy AVENA, których Agencja AVENA nie jest organizatorem.

6.  Agencja AVENA nie ponosi odpowiedzialności za terminowe wystawienie i doręczenie niezbędnych wiz przez odpowiednie placówki dyplomatyczne, jeżeli załatwienie ich zostało zlecone Agencji AVENA.

7.  Usługi transportowe będące przedmiotem zawartej z Klientem umowy, każdorazowo realizowane są na podstawie warunków transportowych danego przedsiębiorstwa.

8.  Agencja AVENA nie ponosi odpowiedzialności w przypadku śmierci lub uszkodzenia ciała, jak również w przypadku utraty lub uszkodzenia bagażu podczas usług realizowanych przez przewoźników lotniczych, morskich, śródlądowych lub drogowych. Szkody w bagażu Klientów powstałe przy przewozach lotniczych powinny być zgłoszone bezpośrednio po stwierdzeniu szkody przy wykorzystaniu formularza zgłoszeniowego (P. I. R.) danych linii lotniczych. Utratę, uszkodzenie lub błędne przesłanie bagażu należy ponadto zgłosić miejscowemu przedstawicielstwu Agencji AVENA.

9.  Przy transporcie statkami i promami obowiązują postanowienia danego armatora, jeżeli transport nie jest częścią składową pakietu świadczeń Agencja AVENA.

10. Agencja AVENA nie ponosi odpowiedzialności w przypadku, gdy Klient/uczestnik został zatrzymany przez władze celne lub straż graniczną, zarówno polskie jak i obce z przyczyn nie leżących po stronie Agencji AVENA. W takim przypadku Klientowi/uczestnikowi nie przysługuje zwrot wpłaconej kwoty za imprezę ani żadne odszkodowanie.

11. Agencja AVENA nie ponosi odpowiedzialności w trakcie imprezy AVENA za zachowanie Klienta/uczestnika niezgodne z obowiązującym w danym miejscu normami prawnymi i zasadami współżycia społecznego. Agencja AVENA może odstąpić od umowy w trybie natychmiastowym, w trakcie trwania imprezy, jeżeli uczestnik w rażący sposób naruszył w/w normy, był pod wpływem alkoholu lub narkotyków.  Klient/uczestnik sam ponosi odpowiedzialność za skutki jak również koszty ewentualnego powrotu do Polski, gdy impreza ma miejsce poza granicami kraju. Uczestnik nie może żądać od Agencji AVENA zwrotu jakichkolwiek kosztów ani odszkodowania.

Uczestnik imprezy organizowanej przez Agencję AVENA obowiązany jest do:

1.  W przypadku imprez organizowanych za pośrednictwem operatorów turystycznych stosowania się do warunków uczestnictwa danego operatora, które Klient otrzymuje od Agencji AVENA przy podpisaniu umowy.

2.  W przypadku, gdy w cenie imprezy zawarty jest transport powietrzny, morski i lądowy stosowania się do warunków przewozu danego przewoźnika, o których Klient jest informowany przy podpisaniu umowy.

3.  W przypadku, gdy w ramach oferty Agencji AVENA Klient korzysta z usług lokalnych organizatorów lub wykonawców stosowania się do zasad określonych w materiałach własnych organizatorów lub wykonawców.

4.  Pokrycia szkód powstałych z jego winy. Za szkody wyrządzone przez osoby niepełnoletnie, odpowiedzialność ponoszą ich opiekunowie. Uczestnik obowiązany jest do pokrycia szkody w miejscu jej powstania, a w przypadku braku takiej możliwości, w ciągu 14 dni od dnia otrzymania rachunku wystawionego przez Agencję AVENA, w przypadku, gdy Agencja AVENA zmuszona była do pokrycia szkód wyrządzonych przez Uczestnika lub osoby będące pod jego opieką.

5.  Każdy Klient i uczestnik imprezy organizowanej przez Agencję AVENA odpowiada za spełnienie innych wymogów w szczególności zdrowotnych umożliwiających mu udział  w imprezie AVENA bez uszczerbku dla swojego zdrowia oraz zdrowia innych jej uczestników. Posiadania stosownych szczepień ochronnych.

6.  Oczekiwaniem Agencja AVENA jest to, iż Klienci będą współdziałać z Agencją AVENA tak aby impreza AVENA miała przebieg zgodny z zawartą umową. W związku z tym współdziałanie winno wyrażać się poprzez:

a.  W przypadku imprez wyjazdowych odbywających się poza granicami Polski:

7.  posiadanie ważnego dowodu osobistego (dla imprez mających miejsce w krajach EU) lub paszportu (dla imprez w krajach poza EU) przez cały czas trwania imprezy AVENA oraz okres 6 miesięcy po jej zakończeniu, przy uwzględnieniu tego, iż w szczególnych wypadkach okres ten musi być nie krótszy niż 12 miesięcy,

8.  posiadanie ważnej wizy,

9.  spełnianie innych podobnych wymogów upoważniających do pobytu w danym państwie na terytorium którego odbywać będzie się impreza AVENA,

10. posiadanie wydanych przez Agencję AVENA dokumentów podróży.  

b.  W przypadku imprez odbywających się na terenie Polski:

11. posiadanie ważnego dokumentu ze zdjęciem potwierdzającego tożsamość

12. posiadanie wydanych przez Agencję AVENA dokumentów podróży.

13. Jeżeli w trakcie imprezy AVENA Klient stwierdza wadliwe wykonywanie umowy, zobowiązany jest niezwłocznie zawiadomić o tym Agencję AVENA oraz wykonawcę usługi. O ile zawiadomienie przedstawiciela Agencji AVENA o okolicznościach utrudniających lub uniemożliwiających wykonanie umowy jest niemożliwe, powinno ono zostać niezwłocznie zgłoszone do kooperanta Agencji AVENA (przedsiębiorstwa zajmujące się przewozem, hotele, kierownictwo statku), na podany adres kontaktowy. 

14. Jeśli uczestnik imprezy, wyłącznie z własnej winy, zaniecha powiadomienia o okolicznościach utrudniających lub uniemożliwiających wykonanie umowy, traci on prawa do występowania z roszczeniem z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez Agencję AVENA.

1.  Wszelkie roszczenia z tytułu niezgodnego z umową przeprowadzenia imprezy AVENA należy zgłosić na piśmie, w przeciągu 30 dni od chwili umownie przewidzianego zakończenia imprezy AVENA drogą elektroniczną na adres e-mail: office@avena.biz.pl. Po upływie tego okresu Klient może tylko wtedy zgłosić roszczenia, jeżeli bez własnej winy nie mógł dotrzymać tego terminu. Reklamacje Klientów rozpatrywane będą przez Agencję AVENA w terminach przewidzianych przez obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa. W przypadku, gdy rozpatrzenie złożonej przez Klienta reklamacji wymagać będzie od Agencji AVENA podjęcia dodatkowych czynności, czas na jej załatwienie może ulec stosownemu przedłużeniu.

2.  Przysługujące na podstawie tej umowy roszczenia ulegają przedawnieniu na zasadach ogólnych określonych przepisami polskiego Kodeksu Cywilnego. Bieg terminu przedawnienia ulega zawieszeniu od chwili skutecznego zgłoszenia roszczenia do dnia, w którym Agencja AVENA pisemnie odrzuci zgłoszone przez Klientów roszczenia.

1.  Agencja AVENA odpowiada za poinformowanie, przed rozpoczęciem imprezy AVENA, o przepisach paszportowych, wizowych i sanitarnych, obowiązujących w kraju docelowym oraz ich ewentualnych zmianach. W opisie imprezy AVENA, w ofercie i cenniku, a także w dokumentach podróży, znajdują się istotne informacje, dotyczące niezbędnych formalności, związanych z imprezą AVENA. Bardziej szczegółowe informacje i porady udzielane są w ambasadzie odnośnego kraju.

2.  Klient przejmuje odpowiedzialność za dotrzymanie wszelkich ważnych przepisów, niezbędnych w celu przeprowadzenia imprezy AVENA. Wszelkimi szkodliwymi następstwami, szczególnie żądaniem uiszczenia kosztów rezygnacji z imprezy AVENA, które wynikły z niedotrzymania tych przepisów, obciążany jest Klient.

1.  Postanowienia niniejszej części ogólnych warunków umowy stosuje się w wypadku gdy zawarcie umowy poprzedzone jest negocjacjami z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość takich jak telefon, telefax, poczta elektroniczna, internet. Składając ofertę zakupu imprezy z wykorzystaniem środków opisanych powyżej, Klient wyraża zgodę na prowadzenie negocjacji w ten sposób. W sposób opisany powyżej strony mogą prowadzić jedynie negocjacje.

2.  W wypadku złożenia przez Klienta oferty zawarcia umowy przez telefon, Agencja AVENA przesyła  do Klienta dokument Ogólnych Warunków Umowy o świadczenie usług AVENA z wyliczeniem ceny zakupu takiej usługi.

3.  Z chwilą złożenia przez Klienta oferty zawarcia umowy z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość Agencja AVENA dokonuje wstępnej rezerwacji zgłoszenia. Rezerwacja wstępna wiąże Agencję AVENA przez 24 godziny. Rezerwacja dokonana jest pod warunkiem spełnienia przez Klienta wymagań opisanych w treści niniejszego paragrafu, w szczególności pod warunkiem uiszczenia wpłaty. W wypadku niespełnienia przez Klienta warunków opisanych w niniejszym rozdziale nie dochodzi do zawarcia umowy i rezerwacja zostaje anulowana. Rezerwacji wstępnej Agencja AVENA dokonuje na własny koszt i ryzyko. W wypadku nie zawarcia umowy w terminie 24 godzin strony zrzekają się względem siebie wszelkich roszczeń.

4.  Klient prowadzący negocjacje z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość, zobowiązany jest:

a.  opłacić imprezę wyjazdową, zgodnie z ceną podaną na potwierdzeniu imprezy. Wpłaty dokonuje się przelewem na konto podane przez Agencję AVENA w dowodzie rezerwacji. Potwierdzenie dokonania przelewu należy przesłać faksem na podany przez Agencję AVENA numer. Potwierdzenie przesyła się w terminie 24 godzin od dnia przesłania dowodu rezerwacji przez Agencję AVENA.

b.  potwierdzić na piśmie przyjęcie Ogólnych warunków umowy o świadczenie usług AVENA. Potwierdzenia dokonuje się przez złożenie podpisu pod przesłanym dokumentem (specjalna karta). Podpisany dokument należy przesłać faksem łącznie z potwierdzeniem dokonania przelewu. Oryginał dokumentu z podpisem należy odesłać na podany przez Agencję AVENA adres najpóźniej w terminie 7 dni od dnia jego przekazania. W wypadku usług typu EXPRESS podpisany dokument należy przekazać przedstawicielom Agencji AVENA na lotnisku najpóźniej na 2 godziny przed planowanym wylotem.

5.  Umowa zostaje zawarta z chwilą zapłaty za imprezę, zgodnie z treścią pkt. 4 a ) niniejszego paragrafu. Wpłata za imprezę dokonywana jest na podstawie potwierdzenia rezerwacji imprezy wyjazdowej. Dokonanie wpłaty oznacza przyjęcie ogólnych warunków umowy zaproponowanych przez Agencję AVENA.

6.  W wypadku braku potwierdzenia przyjęcia ogólnych warunków umowy przez Klienta w sposób określony w pkt. 4 b), niniejszego paragrafu Agencja AVENA może wypowiedzieć umowę bez zachowania terminu wypowiedzenia.

7.  Umowa zostaje wykonana w terminie określonym w potwierdzeniu rezerwacji imprezy wyjazdowej. Umowa zostaje zawarta na czas oznaczony wskazany w potwierdzeniu imprezy jako dzień powrotu Klienta z wyjazdu. 

8.  Powyższe postanowienia nie naruszają postanowień ustawy o ochronie niektórych praw konsumentów oraz o odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną przez produkt niebezpieczny.

Nieważność pojedynczych postanowień umowy nie narusza ważności całej umowy. Dotyczy to również niniejszych warunków. Ewentualne spory powstałe w związku z wykonaniem umowy, strony będą rozstrzygać polubownie, a w przypadku braku porozumienia przez właściwy dla siedziby Agencja AVENA sąd powszechny.

AVENA Agencja Organizacji Imprez
Wpis do Rejestru Działalności Gospodarczej Prezydenta Miasta Olsztyna pod numerem 43804  

NIP 739-100-33-76 REGON 28004652